Keşif görüşmesinde sorulması gereken yedi soru

Keşif görüşmesi neden farklı bir toplantı

Nexine ekibinde keşif görüşmesine gelen işletme sahipleri genelde aynı cümleyle başlar: Bize bir panel lazım. Odaya oturduğumuzda masada telefon, bir adet Excel çıktısı ve kahve fincanı vardır. Siz anlatmaya başladığınızda stok takibi der, üç cümle sonra kasiyer şikâyet ediyor diye geçersiniz. Biz o noktada not defterine panel yazmayız; önce sabah sekizde depoda kim var diye sorarız.

Keşif, satış sunumu değildir. Ajans briefi okumak da değildir. Sahada dolaşmadan, kasanın yanında durmadan, depo listesini görmeden yazılacak yazılım her zaman eksik kalır. Geçen hafta üç şubeli bir markette oturduk; müdür online sipariş istedi. Kasiyer ise ben barkodu okutunca panelde fiyat eski kalıyor dedi. İki cümle bile aynı projeyi tarif etmiyordu.

Siz keşif görüşmesine gelirken operasyonu da getirin demiyoruz; ama telefonunuzda depo sorumlusunun numarası olsun. Çünkü panel dediğiniz şey bazen kasadaki fiş, bazen şube müdürünün WhatsApp grubu, bazen muhasebenin ay sonu Excel dosyasıdır. Yedi soru, bu üç dünyayı aynı masada buluşturmak için var.

Görüşme bir saat sürebilir, iki saat de. Önemli olan slayt sayısı değil; cevapların somut olması. Hızlı olsun bir cevap değildir. Mobilde ürün sayfası açılırken kasiyer müşteriye dönüp fiyat söylüyor, o süre on saniyeyi geçiyor bir cevaptır. Biz ikincisini yazarız.

Perşembe sabahı keşif görüşmesinde patron önce panel demosunu ister; biz önce depo kapısının fotoğrafını isteriz. Fotoğrafta kağıt listesi görünüyorsa, ilk modül liste değil sayım olabilir.

Cuma öğleden sonra kasiyer keşif toplantısına on dakika oturur; üç cümlede asıl kırılmayı söyler. Müdür biz hallederiz der; kasiyer ben halledemiyorum der. Not kasiyer cümlesinde kalır.

Gece vardiyası keşifte unutulursa, sabah sekiz sorusunun cevabı eksik kalır. Gece siparişi kim okuyor sorusu ayrı madde olarak yazılır.

Muhasebe keşife gelmezse Excel dosyası sonradan gelir; sütun başlıkları proje kapsamını değiştirir. Dosya geç gelirse keşif bitmiş sayılmaz.

Pazartesi sabahı merkez depoda sayım başlamadan önce şube müdürü gruba yazdı: bu ürün yok. Sitede vardı. Keşifte stok kaynağı sorusu bu fotoğrafı önlerdi; raftaki ile paneldeki aynı anda güncellenmiyordu.

Salı öğleden sonra toptancı temsilcisi müşteri yanında panel açtı; fiyat siteyle uyuşmadı. Müşteri telefonu kapattı. Keşifte kasa-panel sorusu bu sahneyi tek cümlede tarif ederdi; soyut konuşma yerine fiş numarası yazılırdı.

Çarşamba akşamı muhasebe Excel dosyasını masaya koydu; en uzun formül kampanya indirimini hesaplıyordu. Yedinci soru o hücreyi panel raporu adayı yapar. Dosya geç gelirse keşif bitmiş sayılmaz.

Perşembe sabahı çağrı merkezi operatörü keşife on dakika oturdu; gece gelen talepleri sabah Excel'e yazdığını söyledi. Sabah sekiz sorusu bu gecikmeyi sayıya döker; panel açılış saati ile operatör rutini yan yana yazılır.

Salı sabahı sekizde keşif görüşmesine girdiğinizde masada sadece patron ve ajans temsilcisi varsa, yedinci soruya gelmeden görüşmeyi bitirmeyin. Operasyon sesi olmadan Excel dosyası masaya konmaz; konmazsa rapor kapsamı eksik kalır.

Bir pastane zincirinde keşifte fırın şefi masaya oturdu; online sipariş talebi fırın listesine dönüştü. Patron fark etmedi; biz ettik. Sahne listesine fırın satırı eklendi, proje kapsamı değişti.

Soru bir: Bu işi kim bitiriyor

İlk soru sade görünür: Sipariş veya talep geldiğinde işi fiilen kim kapatıyor? Patron masada biz kapatırız der. Sonra şube müdürü fısıldar: Aslında depo sabah listeyi WhatsApp atıyor, ben Excel'e işliyorum. O anda projenin gerçek sahibi ortaya çıkar.

Bir toptancıda oturduk; satış temsilcisi sahada telefonla sipariş alıyordu. Merkezde operasyon müdürü panelden takip ettiğini söyledi. Temsilci ben panel açmıyorum, müşteri sesli mesaj atıyor dedi. Yazılacak sistem temsilcinin cebindeki telefondu; panel değil.

Siz bu soruyu sorarken unvanlara bakmayın. Operasyon müdürü yazan kart, işi bitiren kişi olmayabilir. Kasiyer, depo elemanı, saha teknisyeni, muhasebe stajyeri… işin son adımında kim duruyorsa o kişiyle konuşulmalı. Keşif notunda o isim ya da rol yazılır.

İkinci katman şu: işi bitiren kişi aynı zamanda hatayı da görüyor mu? Depo listeyi hazırlıyor ama yanlış ürün gittiğinde telefonu kim çalıyor? Cevap müdür ise, müdürün günü kaç kez kesiliyor onu da yazın. Yazılım bazen müdürün yerine geçmez; müdürü telefondan kurtarır.

Bir çağrı merkezinde soruyu sorduk. Patron operasyon kapatır dedi. Operatör ben Excel'e işliyorum, panel geç güncelleniyor dedi. İşi bitiren kişi operatördü; unvan operasyon müdüründeydi.

Siz bu soruyu sorarken tek bir sipariş örneği isteyin: numara, saat, kim kapattı. Örnek yoksa cevap teoriktir. Teorik cevap, yazılım kapsamını şişirir.

Keşif notunda işi bitiren rol kutusu olsun. İsim değişse rol kalır. Yazılım o role göre ekran kurar.

Saha temsilcisi telefonu masaya koyar; son on mesajı okuruz. Mesajdaki fiyat, paneldeki fiyat, kasadaki fiyat üçlüsü aynı sayfada yazılır.

Cuma kasiyer masaya geldi; hero mesajını okuyamadığını söyledi. Üç slogan vardı. Keşifte tek cümle kuralı bu anı önler; ajans metni operasyonla aynı gün kısaltılır.

Cumartesi uç şube müdürü kendi kuralını anlattı: mesai dışı teslimat. Merkez bilmiyordu. Beşinci soru bu istisnayı numaralandırır; onaysız istisna canlıda gizli modül olur.

Pazar günü online sipariş düştü; şube müdürü gruba yazdı, panel boş kaldı. Altıncı soru resmi kayıt hangisi sorusudur; grup ile panel çatışması keşifte çözülür.

Pazartesi ikinci turda operasyon konuştu; patron masada değildi. Cevaplar uzadı. İkinci tur şart; patron masada cevaplar kısalır, not eksik kalır.

Keşif notunu kasiyere okuttuğunuzda gülümserse not canlıdır. İtiraz ederse not eksiktir. Sessizlik, patronun masada olduğunu gösterir; ikinci tur operasyonla yapılır.

Telefonla keşif yapılmaz; depo kapısı ve kasa ekranı görülmez. Uzaktan görüşme, yedi sorudan üçünü boş bırakır. Sahaya çıkmak keşfin parçasıdır.

Soru iki: Sabah sekizde ne oluyor

İkinci soru: İş günü başladığında ilk yapılan iş nedir? Cevaplar çok şey anlatır. Bir şubede sabah sekizde kasa açılıyor, stok sayımı yapılmıyor; öğlen depo fark çıkarıyor. Başka bir yerde sabah sekizde panel açılıyor, dünkü siparişler tek tek onaylanıyor. İki işletme aynı sektörde, aynı panel kelimesini kullanıyor; sabah rutini tamamen farklı.

Saha servis firmasında soruyu sorduk. Çağrı merkezi sekizde telefonu açıyor; teknisyenler sekiz otuzda yola çıkıyor. Paneldeki randevu satırı sekiz on beşte hâlâ boş görünüyordu çünkü gece gelen talepler Excel'e yazılıyordu. Sabah sekiz sorusu, bu gecikmeyi gün yüzüne çıkardı.

Siz kendi işletmenizde bir sabah izleyin: depo kapısı, kasa ekranı, ofis telefonu, WhatsApp grubu. Hangisi ilk çalıyor? Keşif görüşmesinde bunu anlatın. Önce şube müdürü grubu okuyor cümlesi, bize bildirim sırasını tarif eder.

Bu sorunun alt sorusu: sabah sekizde kim yedekte? Bir kişi hastalandığında liste kimde kalıyor? Yazılım tek kullanıcıya bağlıysa, o kişi izinli olduğunda iş durur. Keşifte yedek rolü yazılmazsa, canlıya çıkınca aynı boşluk tekrar eder.

Bir tekstil atölyesinde sabah sekizde kesim listesi duvara asılıyordu. Panel öğlen açılıyordu. Sabah sekiz sorusu, bu gecikmeyi sayıya döktü: dört saatlik kör nokta.

Siz kendi işletmenizde sekiz ile dokuz arasındaki on dakikayı yazın. Kim ne açıyor: kasa, panel, grup, telefon? On dakikalık liste, bildirim sırasını belirler.

Hafta sonu farklı mı? Cumartesi açılış saati ve sorumlu ayrı yazılmalı. Yazılım hafta içi varsayımıyla kurulursa, cumartesi boş kalır.

Keşif bitince patron ne zaman başlar der. Biz sabah sekiz sorusunun cevabı net mi diye sorarız. Net değilse başlangıç tarihi yazılmaz.

Salı barkod masaya kondu; okutuldu, panel satırı açılmadı. Keşif kapsamına barkod modülü girer. Küçük test büyük tartışmayı önler.

Çarşamba depo fotoğrafı çekildi; kapıda kağıt liste. İlk modül sayım olabilir. Sahaya çıkmak keşfin parçasıdır; telefon görüşmesi liste göstermez.

Perşembe yedek rol sorusu cevaplandı: hastalanan depo sorumlusunun listesi müdürde kalıyor. Sabah sekiz yedek sorusu yazılmazsa izin günü iş durur.

Cuma patron başlangıç tarihi istedi; sabah sekiz cevabı net değildi. Tarih yazılmadı. Acele tarih canlıda panik üretir; keşif notu eksik kutusu kırmızı kalır.

Ürün kodu masaya konduğunda barkod okutulur; panel satırı açılmazsa keşif kapsamına barkod modülü girer. Küçük test, büyük tartışmayı önler.

Patron ne zaman başlar diye sorduğunda cevap sabah sekiz sorusunun netliğidir. Net değilse tarih yazılmaz; acele tarih, canlıda panik üretir.

Soru üç: Kasa ile panel uyuşmazsa ne olur

Üçüncü soru doğrudan sahaya iner: Kasadaki fiyat veya stok, paneldekinden farklı çıktığında ne yapıyorsunuz? Sessizlik uzun sürerse cevap bellidir: müşteriye kasiyerin söylediği geçerli olur, panel sonra düzeltilir ya da hiç düzeltilmez.

Üç şubeli markette test ettik. Aynı ürünün şubeler arası fiyatı farklıydı; merkez panelde tek fiyat gösteriyordu. Kasiyer ben burada bu rakamı söylüyorum dedi. Muhasebe ay sonunda Excel'de farkları birleştiriyordu. Yazılım projesi aslında fiyat tek kaynakta olsun talebidir; ama keşifte kimse bunu söylememişti.

Siz bu soruyu sorarken örnek verin: dün yaşandıysa dünkü ürün kodunu, barkodu, şube adını. Böyle olunca müşteri geri geldi ya da kasiyer müdürü aradı detayı, gereksinimi netleştirir. Soyut konuşmayız; kasa satırı konuşuruz.

Panel ile kasa arasında üçüncü bir kaynak var mı? WhatsApp'ta dolaşan kampanya listesi, duvara asılmış kağıt, Excel'deki güncel sekme… Keşifte bunlar da yazılır. Yazılım bazen yeni panel kurmaz; üç kaynağı ikiye indirir.

Bir elektronik mağazada kasa indirim yapabiliyordu; panel indirim yetkisi merkezdeydi. Kasiyer müşteri bekliyor deyip kasadan girdi. Ay sonu fark çıktı. Keşif sorusu bu yetkiyi masaya getirir.

Siz fark örneğinde tutar yazın. Küçük fark bile tekrar ederse büyük güvensizlik üretir. Müşteri geçen hafta da böyleydi der.

Üçüncü kaynak varsa adını yazın: duvar kağıdı, grup mesajı, muhasebe dosyası. Yazılım bazen üç kaynağı birleştirir, bazen birini kapatır; karar keşifte verilir.

Ürün kodu örneği masaya konur; barkod okutulur, panel satırı açılır ya da açılmaz. Açılmazsa keşif kapsamına barkod girer.

WhatsApp grubu ekran görüntüsü dosyaya eklenir; hangi mesaj türü panel satırı olmalı işaretlenir. Grup ile panel çatışması keşifte çözülür, canlıda değil.

Yedinci soruda Excel açılır; en uzun formülün hücresi işaretlenir. O hücre ilk panel raporu adayıdır. Muhasebe masası keşfin parçasıdır.

Soru dört: Stok nereden geliyor

Dördüncü soru: Stok miktarını kim, nereden, ne sıklıkla güncelliyor? Depo ben sayarım der. Satış ben satınca düşer sanıyordum der. Paneldeki rakam ikisine de uymayabilir.

Bir depoda sayım cuma akşamı yapılıyordu; hafta sonu online sipariş açıktı. Pazartesi sabahı sitede stok var görünüyor, rafta yoktu. Müşteri şubeye geldi, kasiyer özür diledi. Keşif sorusu bu kırılmayı önceden görür.

Siz stok kaynağını tarif ederken hareketleri sırayla söyleyin: mal girişi, transfer, fire, iade, satış. Hangi adımda panel güncelleniyor? Hangi adımda Excel açılıyor? Aradaki boşluk, yazılacak işin listesidir.

Şubeler arası transfer varsa ayrı sor: Merkez depodan şubeye giden ürün hangi anda şube stoğuna yazılıyor? Cevap şube müdürü onayladığında ise, onay panelde mi WhatsApp'ta mı? Bu cümle, yetki ve bildirim tasarımını belirler.

Bir gıda deposunda sayım haftalıktı; online sipariş günlüktü. Site stok gösteriyor, rafta yoktu. Müşteri şubeye geldi. Keşifte sayım sıklığı ile satış sıklığı yan yana yazılmalı.

Siz stok hareketini tek cümlede tarif edin: Mal gelir, depo girer, şube transfer, satış düşer. Hangi adımda panel yanıyor?

Fire ve iade ayrı satırdır. Keşifte unutulursa, canlıda stok sürekli kayar.

Teslimat vaadi yazılıysa depo çıkış saati sorulur. Vaat ile çıkış uyuşmazsa site metni değil operasyon saati değişir.

Keşif sonunda panel, kasa ve depo aynı paragrafta mı diye kontrol edilir. Hayırsa bir soru daha vardır; o soru projenin gerçek kapsamıdır.

İkinci keşif nadirdir; eksik madde için sahaya çıkılır. Telefon görüşmesi depo listesini göstermez; liste görülmeden stok modülü yazılmaz.

Keşifte panel, kasa ve depo aynı cümlede geçmezse proje yanlış başlar; yedi soruyu sahada test edin, görüşmede bu sırayı kullanın.

Soru beş: Şube kendi kuralını yazabilir mi

Beşinci soru: Şubeler merkezden farklı iş kuralı uygulayabilir mi? Bazı işletmelerde cevap net hayır. Bazılarında uç şube öyle yapıyor, biz dokunmuyoruz denir. İkinci cevap, yazılımda gizli özellik demektir; canlıya çıkınca patlar.

Toptancıda iki bölge müdürü vardı. Biri minimum sipariş tutarı uyguluyor, diğeri uygulamıyordu. Panel tek kural gösteriyordu; saha satış temsilcisi müşteriye göre davranıyordu. Keşifte şube özel kural yazılmadıysa, geliştirme tek tip panel üretir.

Siz bu soruyu sorarken istisnaları sayın: hangi şube, hangi kural, kim onayladı. Kadıköy şubesi mesai dışı teslimat yapıyor gibi tek satır, ileride modül ayrımına dönüşür.

Kural değişince kim haberdar oluyor? Merkez duyuru atıyor, şube müdürü gruba yazıyor, kasiyer eski kağıdı okuyor… Keşif notunda duyuru yolu da yer alır. Yazılım bazen kuralı değiştirmekten önce kuralın duyurulmasını düzeltir.

Bir kuaför zincirinde uç şube randevuyu kağıda yazıyordu. Merkez panel zorunlu diyordu. İki dünya çatışıyordu. Keşif sorusu, kağıt mı panel mi sorusudur.

Siz istisna listesini numaralandırın: istisna bir, istisna iki. Her birine onay veren kişi. Onaysız istisna, gizli modül demektir.

Kural değişince duyuru yolu yazılsın: mail, grup, duvar. Yazılım duyuruyu otomatikleştirebilir; ama önce duyuru yolunu bilmek gerekir.

Şube müdürü biz özeliz der; istisna listesi numaralandırılır. Numarasız istisna, yazılımda gizli özellik olarak geri döner.

Çarşamba öğleden sonra depo sorumlusu keşife bağlanır; sabah sekiz listesini okur. Liste kağıttaysa panel modülü ikinci planda kalır; kağıt modülü öne çıkar.

Perşembe kasiyer on dakika oturur; barkod örneği okutulur. Panel fiyat gelmezse keşif notuna fiyat kaynağı maddesi eklenir; tartışma kısalır.

Soru altı: WhatsApp grubu yetkili mi

Altıncı soru günlük hayatın ta kendisi: Resmi kayıt WhatsApp grubu mu, panel mi? Çoğu işletmede ikisi birden çalışır. Sorun şu: çatıştığında hangisi kazanır?

Şube müdürü gruba bugün bu ürün yok yazdı; sitede hâlâ var görünüyordu. Operasyon müdürü paneli güncelleyemedik dedi. Müşteri fotoğraf attı. Keşifte bu sahne anlatılmazsa, proje bitince aynı fotoğraf yine gelir.

Siz dürüst cevap verin: grup işi hızlandırıyor mu, kayıt karıştırıyor mu? Hızlandırıyorsa, panel hangi mesajı otomatik satıra çevirmeli? Karıştırıyorsa, hangi konuşma türü panelde olmalı? İkisi de geçerli tasarım kararı.

Gece mesajları sabah kim okuyor? Grup yüz kişilikse kayıt kaybolur. Keşif sorusu, grubun sınırını da çizer: sipariş onayı grupta kalabilir; stok kesinliği panelde olmalı.

Bir oto serviste teknisyen gruba fotoğraf atıyordu; panelde iş emri açılmıyordu. Müşteri gönderdim diyordu. Resmi kayıt grubuysa, panel ikinci plandadır.

Siz grup mesajı türlerini ayırın: bilgi, onay, acil. Hangi tür panelde satır olmalı? Onay türü panelde olmazsa, iş kaybolur.

Gece gelen mesaj sabah sekizde kime düşüyor? Cevap yoksa, gece siparişi sabaha kalır.

WhatsApp grubu ekran görüntüsü keşif dosyasına eklenir; hangi mesaj türü satır olmalı işaretlenir. Ekran görüntüsü tartışmayı kısaltır.

Cuma patron teklif ister; biz keşif notunu geri göndeririz. Eksik kutu kırmızıdır; doldurulmadan tarih yazılmaz.

Soru yedi: Excel'e kimin ihtiyacı var

Yedinci ve son soru: Hangi rapor veya liste hâlâ Excel'de tutuluyor ve neden? Cevap alışkanlık ise bile yazın. Excel kötü değildir; yanlış yerde tek kaynak olduğunda işletmeyi yavaşlatır.

Muhasebe ay sonu dosyasını anlatır: kasa çıktısı, panel raporu, şube gönderimi… Üç kaynak birleştiriliyor. Saatler geçiyor. Keşifte Excel'e kim ihtiyaç duyuyor sorusu, aslında hangi rapor panelde doğrudan çıkmalı sorusudur.

Siz Excel dosyasını masaya koyabiliyorsanız koyun. Sütun başlıkları, renkli hücreler, kenar notları… Hepsi iş kuralıdır. Fotoğraf çekmek yerine dosyayı paylaşmak keşfi kısaltır.

Excel'den vazgeçmek hedef değil; Excel'in yaptığı işi panelde kimin göreceği hedef. Depo sorumlusu liste ister, müdür özet ister, muhasebe detay ister. Yedi sorunun özeti budur: aynı veri, üç doğru ekran.

Muhasebe benim Excel'im doğru dedi; operasyon panel doğru dedi. İkisi aynı gün konuşulmadı. Yedinci soru, Excel'in neden var olduğunu açar.

Siz Excel dosyasında en çok zaman alan sekme hangisi, söyleyin. O sekme, ilk panel raporu adayıdır.

Excel'den çıkmak zorunluluk değil; Excel'in tek kaynak olmaktan çıkması hedef. Keşif bunu ayırır.

Yedinci soruda Excel dosyası açılır; en uzun formülün olduğu hücre işaretlenir. O hücre, ilk panel raporu adayıdır.

Keşif notunu sonraki adımda nasıl kullanırsınız

Görüşme bittiğinde elinizde slayt değil, sahne listesi olmalı: sabah sekiz, kasa farkı, stok sayımı, şube istisnası, grup mesajı, Excel dosyası. Nexine ekibi bu listeyi teklif öncesi kontrol listesi yapar. Eksik madde varsa sahaya tekrar çıkarız.

Siz içeride toplantı yaparken bu notu operasyonla okuyun. Biz böyle dedik tartışması yerine keşifte kasiyer böyle dedi cümlesi geçer. Proje ortasında sürpriz azalır.

Yedi soru her sektörde aynı kalır; cevaplar sizin işinize özel olur. Yazılım firması seçerken de aynı soruları sorun. Cevapları somut sahne ile vermeyen ekip, teslimde de somut göstermez.

Son kontrol: keşif notunda panel, kasa ve depo aynı paragrafta geçiyor mu? Geçmiyorsa görüşme bitmedi demektir. Bir cümle daha ekleyin; o cümle projenin gerçek kapsamıdır.

Keşif notu operasyonla okunur; sessizlik varsa not eksiktir. Kasiyer gülümserse not canlıdır.

İkinci keşif görüşmesi nadirdir; ilk görüşmede eksik kalan madde için sahaya çıkılır. Telefonla keşif, depo ve kasayı göstermez.

Patron masadan kalkınca operasyon konuşur; patron masada olduğunda cevaplar kısalır. İkinci tur operasyonla yapılır.

Keşif sonunda yedi sorunun cevabı tek sayfada özetlenir; eksik kutu kırmızı işaretlenir.

• İşi fiilen bitiren kişiyi unvan yerine görevle yazın
• Sabah sekiz rutinini adım adım tarif edin
• Kasa-panel farkı için somut örnek getirin
• Stok güncelleme anını ve sorumlusunu netleştirin
• Şube istisnalarını gizlemeyin
• WhatsApp ile panel arasında hangi kayıt geçerli olduğunu seçin
• Excel dosyasını masaya koyun veya paylaşın

1. Keşif öncesi bir sabahı sessizce izleyin
2. Operasyon ve saha sesini aynı masaya alın
3. Görüşme notunu tekliften önce içeride okuyun
4. Eksik cevap varsa sahaya tekrar çıkın
5. Panel, kasa ve depoyu aynı paragrafta buluşturun